第一章 總則

第一條 為規范中國人口福利基金會（下稱“人口基金會”）項目的管理，確保項目運行合法、合規、合理，達到項目的預期目標，維護人口基金會、捐贈方和受助方的合法權益，提高慈善公益效益，根據《中華人民共和國慈善法》《基金會管理條例》《關于規范基金會行為的若干規定（試行）》《中國人口福利基金會章程》，制定本制度。

第二條 圍繞人口基金會宗旨，以解決社會問題為導向，設計、實施項目。聚焦衛生健康等領域，通過社會救助、宣傳倡導、政策推動等多種具體有效的干預，最終達到緩解或解決社會問題的目標。

第三條 重視項目管理的制度建設，堅持項目實施與管理要科學、理性、規范化和標準化的原則，推行精細化項目管理。強化主體責任，把立項流程和結項流程嵌入本單位內控管理系統。

第四條 要公開、公正、公平地使用公益資產，避免任何形式的財務舞弊和利益的沖突，人口基金會所有員工要遵守《員工基本行為準則》（見附件1）、《中國人口福利基金會廉政公約》（見附件2）和《經濟活動的行為準則》（見附件3）。

第五條 本制度適用于人口基金會所有項目的管理和執行，包括對項目立項、項目實施、項目監督、項目資金、項目風險事項管理機制、項目結項、合作伙伴自籌項目、項目檔案、項目合作伙伴評估的管理。

第二章 項目立項管理

第六條 所立項目符合國家相關的法律法規，符合人口基金會“增進人口福利，促進家庭幸福”的宗旨與業務范圍。

第七條 新項目設立原則上不與既有項目沖突，側重于扶弱濟困、健康促進、大病救助、養老照護、家庭發展、健康中國行動、嬰幼兒照護及早期發展等相關領域，形式包括但不限于社會救助、政策倡導、課題研究、技能培訓、應急救災等。

第八條 項目立項分為主項目立項和子項目立項。

（一）符合下列條件之一的，按照主項目立項：

（1）預算金額1000萬元以上且項目內容（目標、群體）與既有項目沒有重合；

（2）捐贈方意愿、執行周期在1年以上且預算金額在300萬元以上；

（3）其他符合基金會宗旨和業務范圍的重大項目；

（4）經專家論證確需作為主項目立項。

（二）不符合主項目條件的，按照子項目立項。

第九條 主項目立項須經過以下管理流程：

項目立項動議——項目立項調研——項目設計——項目立項論證——批準項目立項。

第十條 項目部門在提出主項目立項動議時，必須結合部門職責分工以及機構現有項目情況，項目立項動議要求合規、完整、明確，須由部門負責人報分管領導同意。

第十一條 主項目開展基線調查，撰寫《項目可行性調研報告》（見附件4）。經過項目設計環節，參照《項目點選擇指引》（見附件5）確定項目點，最終形成《項目立項書》（見附件6）和《項目實施方案》（見附件7）。項目設計和項目預算的編制須注重科學性、準確性、完整性和可執行性。《項目實施方案》的主要內容包括：

1.項目背景描述，相關政策解析，擬解決主要問題，可行性、公益性、創新性、可持續性分析；

2.項目目標、資源投入、項目活動、項目產出及項目預算（含項目資金來源及數額）；

3.項目地區、項目受益人、人數、范圍及預期效果等；

4.制定項目籌資和傳播方案；

5.項目團隊的組建、項目實施和管理流程；

6.合作方盡職調查等。

第十二條 主項目立項論證的主要內容包括：

1.該項目與本會發展戰略、國家相關政策的一致性；

2.本會的人、財、物等資源對該項目的支持；

3.該項目對本會資源的利用效率；

4.該項目的可持續性；

5.捐贈潛力可行性及前景分析。

第十三條 主項目立項論證由項目部門牽頭組織，由項目負責人及部門負責人、分管領導、內控小組成員、法務對《項目可行性調研報告》和《項目實施方案》進行專門討論后,出具正式的論證意見。重大、復雜的項目可引入第三方專業機構或相關專家參與論證。最終須由項目負責人通過項目管理系統提交立項申請，經部門負責人、財務負責人、分管副秘書長和秘書長審批，主項目經過理事長辦公會討論、審議批準，經批準的項目方可進入實施階段。

第三章 項目實施管理

第十四條 嚴格合法合規實施項目，堅決杜絕違規操作。凡涉及項目參與各方的責任、權利、利益關系的事務，均須簽訂協議，以規范當事人的行為，并保障本會和項目合作者、參與者的合法權益。

第十五條 項目預算管理。項目部門應在每年1月份編制年度項目計劃與預算。

第十六條 實行項目責任管理制，安排專人負責項目管理。項目負責人及所在部門負責制作項目管理手冊，對項目實施進行全過程監管，包括日常管理、檢查驗收、定期匯報、總結評估等，確保項目按計劃推進、資金支出按預算執行、項目成果按績效產出。在手冊中明確項目各階段應收取的資料明細并嚴格按照既定的項目活動提交項目執行資料。如不能按期收取資料，必須提供逾期說明。

第十七條 建立項目定期報告制度。一年期以上的項目，項目負責人須按照季度準備項目執行報告（含財務收支情況），年度結束后提交年度項目執行報告和財務結算報告，項目完成后提交項目結項報告和結項財務結算報告；如財務、審計或評估需要，項目部門需提供以上相關資料。三個月以上不足一年期的項目，應提交項目中期進展報告和中期財務報告，完成后應提交項目結項報告和結項財務結算報告；不足三個月的項目，項目完成后應提交項目結項報告和結項財務結算報告。

第四章 項目監督管理

第十八條 人口基金會采用項目跟蹤監督、捐贈方監督、社會監督、審計評估以及第三方評估等方式對項目進行監督。

第十九條 信息公示與反饋。項目在設立、實施、總結過程中應及時做好信息披露工作，實行公開、透明的運作與社會化的監督有機結合，增強社會透明度。通過官方網站、微信、微博、以及全國慈善信息公開平臺、民政部認定的慈善組織互聯網募捐平臺等渠道公開公示，及時向捐贈方及社會公眾反饋項目運行情況。

第二十條 公開募捐活動應嚴格遵照《慈善法》有關規定執行。公開募捐周期超過六個月的，至少每三個月公開一次募捐情況，公開募捐活動結束后三個月內應當全面公開募捐情況。項目實施周期超過六個月的，至少每三個月公開一次項目實施情況，項目結束后三個月內應當全面公開項目實施情況和募得款物使用情況。

第二十一條 建立項目日常監測、跟蹤監督巡查機制，以檢查、調研、訪點等形式及時跟蹤了解項目執行進展情況和存在的問題，及時總結梳理情況并報告。

第二十二條 人口基金會接受年度審計和專項審計監督。

第二十三條 鼓勵和支持項目部門根據項目實施情況組織項目內部或外部評估，并將評估報告運用于指導項目后續工作。項目評估包括以下內容：項目執行情況評估、項目績效和社會效果評估、項目資金使用情況評估。

第二十四條 財務監督與公開。合作伙伴應建立必要的財務管理制度，采取有效的資金監管和控制措施，確保項目資金安全。項目財務信息應在機構例會、理事會或通過其他途徑在適當的范圍內公布，接受員工、資助方和相關群體的監督，提高項目財務運作的透明度和機構公信力。

第二十五條 在項目財務管理中，人口基金會不接受任何違反國家法規、不誠實、營私舞弊、虛假報告等行為，包括以下及其他未列出的行為：

1.已注冊機構把項目資金轉存入個人儲蓄賬戶；

2.采用虛假票據報銷套取項目資金；

3.惡意運用會計技巧套取現金或避稅；

4.編造虛假活動、偽造報銷資料；

5.編造虛假名冊，冒領、代領工資或補貼；

6.故意向員工或對外公布虛假會計信息；

7.惡意涂改發票、賬本和報表；

8.應取得發票卻大量以白條報賬。

第二十六條 項目中止。如果出現以下情況，人口基金會可以單方面中止項目的執行。

1.合作伙伴未能根據按照項目建議書實施項目，且并未給予合理解釋的；

2.合作伙伴未根據項目建議書、資金使用計劃或預算，違規或違約使用資金的；

3.合作伙伴項目未按期完成，或項目計劃未征得人口基金會同意擅自發生重大變更的；

4.合作伙伴獲得其他方對項目同類內容的資助而不告知人口基金會的；

5.合作伙伴未能如期向人口基金會提交報告且反復督促仍不能提交的；

6.合作伙伴提交虛假內容的項目報告；

7.合作伙伴提交虛假內容的財務報告和原始單據；

8.合作伙伴拒絕配合財務審計；

9.合作伙伴項目活動質量異常低下，在人口基金會組織的監測、評估、審計中暴露了較重大問題的；

10.存在其他使項目不能正常實施的外在因素的。

第二十七條 當年支出總金額超過300萬元的項目，或連續三年開展活動且支出總金額累計超過300萬元的項目，需要進行專項審計。相關審計費用在當年的項目預算列支，審計需求由項目承辦部門在年初提出，由財務部統一負責安排第三方進行專項審計。

第五章  項目資金管理

第二十八條 實行項目資金專項管理，確保項目資金的合法、合規、高效使用。項目接收的捐贈資金應全部進入人口基金會賬戶，項目款項專款專用，任何單位或個人不得擠占或挪用。

第二十九條 項目資金撥付原則上分期支付，首期撥付資金于項目協議簽訂后支付，后續資金根據項目實際進展情況予以支付，但尾款須保留至執行機構提交結項報告后予以支付。原則上首款不得超過項目資助總金額的80%，尾款保留資助總金額的5％至10%。

第三十條 項目首期款的支付。

項目立項經過審批，簽署了協議后，項目負責人可按照協議約定的撥款時間，在OA申請支付項目首期款項。

申請項目首期款項需向財務資產部提交的資料：

1.簽報審批申請單；

2.發票或捐贈收據（原件）；

3.項目合同或協議書；

4.項目預算表（見附件8）。

第三十一條 根據協議約定，按計劃撥付項目資金。待第一期項目資金使用符合要求后，項目負責人方能申請支付下一階段的資金。對合作伙伴無故拖延項目，或者合作伙伴確實沒有項目執行能力，經項目負責人督促后仍不能改進的，項目負責人向部門負責反映，提出申請終止項目。項目終止后合作伙伴尚未使用的項目資金需返還人口基金會。

第三十二條 項目中期付款審批流程及付款時間同項目首期款項支付的規定。按照項目協議的約定，需要支付階段性項目資金，申請付款需要提交資料：

1.簽報審批申請單；

2.發票或捐贈收據；

3.項目合同或協議書；

4.項目進展報告；

5.項目預算執行情況明細表（見附件9）；

6.執行方原始單據復印件（包括但不限于提供以下資料：原始發票、合同協議、資金及物資領取明細、圖片等）。

第三十三條 項目完成之后，結算尾款時須向財務資產部提交的資料：

1.簽報審批申請單；

2.發票或捐贈收據；

3.項目合同或協議書；

4.項目決算財務報表（見附件10）；

5.項目總結報告、項目實施驗收單（見附件11），符合條件的項目還需提交評估報告；

6.執行方原始單據復印件（包括但不限于提供：原始發票、合同協議、資金及物資領取明細、圖片等）。

第三十四條 項目的實施驗收情況，將作為合作伙伴下一次申報項目資格審查依據，以及作為新項目設計的重要依據。

第三十五條 項目部門會同財務資產部對項目實施單位的執行情況與資金使用情況進行檢查、監督和審計。

第三十六條 項目資金的管理和使用應接受業務主管部門、登記機關和人口基金會監事會的檢查、監督和審計。

第六章 項目風險事項管理機制

第三十七條 項目風險是指任何對人口基金會及其機構工作、項目、合作伙伴、受益人等產生不良影響的因素。

第三十八條 風險可按照不同性質分類：

1.以發生原因來分：

·人為禍害：戰爭、沖突等；

·自然災害：地震、水災、公共衛生突發事件等。

2.以風險類型劃分：

·政治：現實環境、政治背景、社會架構和監督機制限制等；

·財務：貪污舞弊（虛開發票、偽造憑證、虛報支出、做假賬、挪用項目資金等）；

·項目：項目質量異常低下，不能在正常運作或關閉，原因可能與其它風險相關，需要詳細調查；

·人力資源：員工能力不足、參加技術難度大或敏感性高的組織或活動、合作伙伴的主要管理人員及項目人員頻繁變動等。

3.因項目活動、工作引起：評估、評審、監督不力，施工過程中的安全管理不當，導致項目活動發生事故；或是因為手術等其他意外造成傷亡等。

第三十九條 機構尊重員工對風險的判斷，針對可能影響自身安全的風險，員工可以取消或延遲既定的工作安排，并應及時向其部門負責人報告。

第四十條 定時評估、盡早處理風險事項；以人為本，保護各方人員人身安全是最重要的考慮；維護人口基金會品牌信譽、保證機構工作順利實施。

第四十一條 明確內部處理的人員組織、責任、處理程序、原則，盡快處理事件。負責人員要以靈活及適合的方法，積極的態度，通過溝通協商，提出合理的處理方案，將風險對相關人士或機構的影響降到最低，盡早解決。

第四十二條 建立書面記錄處理過程制度，形成報告留檔，供以后核查參考。向機構內部相關人員及合作伙伴及時公布正確的信息。

第四十三條 針對項目引起的風險，及時檢討內部程序，及完善制度、評審、監測和審計機制；在項目進行期間，項目人員關注環境的變化，如有可能發生風險，需利用適合渠道進行反映，討論盡早處理。

第四十四條 提高項目人員的能力、強化內部工作；提升管理人員對風險的敏感度及應對的能力；了解員工面對的壓力，給予支持；加強審計工作，針對財務舞弊的情況進行評估，盡早介入處理。

第四十五條 對外信息公布時，要使用簡潔明了的文字準確真實反映機構的項目活動，避免敏感性高、容易被誤解的專用名詞、術語。強化對外溝通機制、加強宣傳工作。

第七章 項目結項管理

第四十六條 項目結項具體包括以下內容：

1.完成協議所列內容，包括所有計劃的活動、項目調整后增加的活動；

2.所有項目撥款和結余資金退款都已經處理完畢；

3.人口基金會收到并接受所有工作報告和財務報告；

4.需要審計的項目，須出具正式審計報告；

5.審計的后續跟進事宜已經完成；

6.由于不可抗力導致無法繼續執行項目的，經雙方協商可中止項目；

7.項目經評估確認未按照計劃執行或出現違法違規行為經整改無效的，或沒有必要再實施的，可中止項目；

8.對外部資助者的承諾已經滿足。

第四十七條 項目結項期限。

項目部門應該注意項目結項的期限，并盡可能在計劃的期限內完成所有程序。除非有充分的理由申請項目延期，否則，項目應該在項目建議書規定的完成日期后的十二個月內正式關閉。

第四十八條 申請項目延期結項。

申請延期結項項目，項目負責人需要填寫《項目延期結項申請表》（見附件12），提出充分的延期理由。

延期時限：首期延期由分管領導審批，最多延期不超過12個月。第二次延期須由秘書長批準，每次延期最多不超過12個月。

第四十九條 項目結余款。

項目結余款是指項目結束時在人口基金會財務賬上還有結余的項目資金以及項目實施單位剩余的資金。

對于項目結束時在人口基金會財務賬上還有結余的項目資金，根據協議約定妥善處理。

對于項目實施單位剩余的資金，結余款低于2000元的，資金無須退還，用于支持機構發展；結余款大于2000元的，項目部門協商項目實施單位退還或變更資金用途，上報OA審批辦理。

第五十條 項目結項流程和注意事項：

1.項目各項工作完成后，項目部門由專人填寫《項目結項記錄表》。

2.填寫完畢，項目承辦部門將《項目結項記錄表》、項目結項申請及報告提交財務，核對項目預算和余額等數據，同時項目負責人通過項目管理系統提交項目結項流程，經部門負責人、財務資產部審核報分管秘書長、秘書長審批后，主項目提交理事長辦公會審議，通過后正式結項，資料歸入項目檔案。

3.在填寫《項目結項記錄表》的資金和結余數額時，應該仔細核對項目建議書、協議書、撥款記錄、費用報銷記錄、審計報告等資料，盡量做到準確無誤。如有疑問，可以向財務人員查詢并得到確認。項目正式結項的日期以項目管理系統審批通過的日期為準。

第八章 伙伴自籌項目管理

第五十一條 為了更好發揮人口基金會公募的資質，支持聯合公益模式的發展，助推合作伙伴能力提升和公益項目創新，項目部門要本著適度原則認領優質且有影響力的公益項目，認領范圍不宜超過宗旨范圍。項目部門認領項目主要圍繞基金會宗旨、戰略重點及業務范圍為主。

第五十二條 伙伴自籌項目指由合作伙伴主動發起，全部資金來自互聯網平臺自主籌資或者爭取到其它相關方定向資助，并經由人口基金會認領的公益項目。認領項目須報OA流程審批同意并在宣傳部門備案。

第五十三條 對所有認領的伙伴自籌項目，根據項目管理的工作量，原則上收取5%-10%的管理費，管理費的收取比例由項目部門負責人審核確認，但不能低于5%。

第五十四條 在與合作伙伴簽署協議時，伙伴自籌項目的建議書，可以采用籌款平臺統一要求的項目書/申請表格式，但預算須按照人口基金會財務管理要求和《項目預算編制指引》（見附件14）進行編制。

第五十五條 伙伴自籌項目資金量較小，并受制于平臺方的快速啟動和及時反饋的要求，因而在項目付款時，原則上采取分期付款。但金額小于1萬元的，可以一次性撥付。

第五十六條 合作伙伴自籌項目的資金使用，必須專款專用，結項審計按照人口基金會項目審計要求執行。

第九章 項目檔案管理

第五十七條 項目負責人是項目業務檔案管理的第一責任人，所有項目均需建立檔案進行管理。部門負責人是項目檔案管理的領導者和監督者。建立健全項目業務檔案，應編輯執行資料目錄表，每年進行一次分類整理，歸類建檔。項目資料歸檔要做到及時、完整、統一、規范。

第五十八條  項目業務檔案內容包括：

1.項目立項檔案：包括項目建議書、項目預算表、項目立項審批單、合作伙伴整體情況評估表（見附件15）、調查報告、重要會議紀要等。

2.項目協議檔案：包括簽報審批申請單、項目資助協議、合同審批申請單、伙伴機構資質文件、采購協議等。

3.階段性評估和款項支付檔案：包括項目中期評估報告、項目中期財務報告、項目進度報告、項目成果文件、項目實施驗收單等。

4.項目結項檔案：包括項目終期評估報告、項目總結報告、項目實施驗收單、項目成果文件、第三方評估報告、資產驗收及移交協議、審計報告等。

5.項目預算調整檔案：包括《項目預算調整申請表》（見附件16）以及相關郵件和會議紀要等。

6.其他相關項目資料，如：需求評估報告、項目選點報告、招投標資料、談判記錄、項目監測報告、出差訪點報告、會議記錄、項目活動簡報等。

以上檔案在取得后要及時造冊歸檔，內審風控、辦公室、部門負責人和分管領導要定期檢查項目檔案的管理情況。

第五十九條 機構項目檔案的管理，按照《中國人口福利基金會檔案管理辦法》執行。

第十章 項目合作伙伴評估

第六十條 在項目申請立項前，需篩選項目合作伙伴。項目合作伙伴可以是以往與人口基金會合作過的綜合實力較好的機構，也可能是沒有合作過的機構。對新增的擬合作的伙伴，為了防范項目執行風險，需對其機構的整體情況進行評估。

第六十一條 合作伙伴評估的內容：

1.合作伙伴項目執行能力的評估；

2.合作伙伴財務管理狀況的評估；

3.合作伙伴法律風險的評估；

4.已合作的伙伴，項目結項時進行其執行力和財務狀況的評估；

5.伙伴倡導、資源動員、研究等關鍵能力的評估。

第六十二條 合作伙伴分類。

經評估，合作伙伴可分為成熟型合作伙伴和非成熟型合作伙伴兩個類型。成熟型合作伙伴為曾經合作過且在以往的項目合作中無重大財務問題，對于成熟型合作伙伴的認定需要項目負責人提議，項目部門負責人和分管領導批準；非成熟型合作伙伴為首次合作的合作伙伴或部門負責人認為有一定財務或法務風險的伙伴。

第六十三條 合作伙伴評估及審批。

合作伙伴填寫《合作伙伴整體情況評估表》和項目建議書。項目部門遵循《外部機構項目申請評審守則及規范》（見附件17）進行綜合評審后，由項目負責人具體履行內部審批手續。

第十一章 附則

第六十四條 本辦法解釋權歸中國人口福利基金會所有，經2017年2月20日第六屆理事會第一次會議審議通過，2023年12月21日第七屆理事會第四次會議修訂，即日起施行